Erfahren Sie welche Funktion der "Documents"-Bereich erfüllt
Mit dem Update hat ExpoCloud eine wichtige Funktionalität für die Dokumentenverwaltung eingeführt: Der „Documents“-Bereich für Aufträge. Diese Funktion ermöglicht eine einfache, strukturierte und effiziente Handhabung von Projekt-Dokumenten.
1. Voraussetzungen zur Nutzung des „Documents“-Bereichs
Rechteverwaltung
Bevor Sie den „Documents“-Bereich verwenden können, müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Benutzerrechte für den Zugriff auf diese Funktion vorhanden sind. Die Administratoren können die Berechtigungen für Benutzer im Bereich „Benutzerverwaltung“ festlegen. Berechtigungen beinhalten:
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Leserechte (Read): Benutzer können Dokumente einsehen.
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Schreibrechte (Write): Benutzer können Dokumente hochladen oder bestehende Dateien aktualisieren.
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Löschrechte (Delete): Benutzer können Dokumente löschen, wenn sie entsprechende Rechte besitzen.
Aktivierung des „Documents“-Bereichs im Auftrag
Der „Documents“-Bereich ist standardmäßig für alle Aufträge aktiviert. Falls notwendig, kann der Bereich über das Verwaltungspanel in den Auftragseinstellungen angepasst werden.
2. Nutzung der „Documents“-Bereichs
Aufruf des „Documents“-Bereichs
Um den „Documents“-Bereich eines Auftrags zu nutzen, öffnen Sie den jeweiligen Auftrag in ExpoCloud. In der Kopfzeile der Auftragskarte finden Sie den Button „Documents“. Klicken Sie darauf, um alle hinterlegten Dokumente des Auftrags anzuzeigen.
Strukturierte Dokumentenablage
Der „Documents“-Bereich bietet eine klare Struktur zur Verwaltung von Dateien. Dokumente werden in verschiedene Kategorien unterteilt, z. B.:
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Projektmanagement: Zeitpläne, Briefings, Aufgabenlisten
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Montage: Aufbauanweisungen, Sicherheitsrichtlinien
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Abrechnung: Rechnungen, Budgetübersichten
Jede Kategorie zeigt die Anzahl der hinterlegten Dokumente an. Klicken Sie auf eine Kategorie, um die entsprechenden Dateien zu sehen.
3. Dokumente hochladen
Um neue Dokumente hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „Hochladen“. Sie können Dateien per Drag-and-Drop in die gewünschte Kategorie ziehen oder über die Upload-Schaltfläche auswählen.
4. Automatische Kategorisierung
Der Upload-Prozess sorgt für eine automatische Zuordnung der Dokumente zu den jeweiligen Kategorien, basierend auf dem Dateityp (z. B. PDF, JPG, XLSX). So bleibt Ihr Dokumenten-Management immer übersichtlich.
5. Benutzerrechte für Dokumente
Die Verwaltung der Dokumentenrechte ist eine der Kernfunktionen von ExpoCloud. Durch die Möglichkeit, unterschiedliche Benutzerrechte zu definieren, stellt ExpoCloud sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dateien haben.
6. Benachrichtigungen bei neuen Dokumenten
Jeder Benutzer erhält eine automatische Benachrichtigung per E-Mail, wenn ein neues Dokument hochgeladen wird. Diese E-Mail enthält Informationen zum Dokument, einschließlich des Upload-Datums und eines direkten Links zur Datei.
Fazit
Mit der neuen „Documents“-Funktion in ExpoCloud erhalten Administratoren und Projektteams eine leistungsstarke Lösung zur effizienten Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Die klare Struktur, die differenzierte Benutzerrechteverwaltung und die benutzerfreundliche Handhabung steigern die Effizienz und sorgen für mehr Transparenz in Ihrem Projektmanagement.
Probieren Sie die neue Funktion noch heute aus und erfahren Sie, wie ExpoCloud Ihre Dokumentenverwaltung vereinfacht!